Whistleblowing – Datagraf Servizi S.r.l.

PREMESSA

Il decreto legislativo n. 24/2023 costituisce la normativa di attuazione nell’ordinamento italiano della Direttiva Europea n.1937/2019 in materia di whistleblowing, sostituendo le disposizioni in materia previste dalla legge n.179/2017 per il settore pubblico e dal decreto legislativo n. 231/2001 per il privato. La presente informativa è rivolta a tutti i soggetti che si rapportano con Datagraf Servizi Srl e sono legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di cui fossero venuti a conoscenza. La presente informativa ha lo scopo di informare i potenziali soggetti segnalanti in maniera chiara e sintetica sul canale di segnalazione messo a disposizione per il cd. whistleblowing, sul suo meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale e sui termini di riscontro e sull’osservanza delle disposizioni di legge in materia da parte della Società. L’informativa è messa a disposizione e a conoscenza dei potenziali interessati attraverso la pubblicazione sul sito www.datagrafservizi.it così da esser resa ai soggetti esterni e messa a disposizione dei lavoratori /somministrati/dipendenti di Datagraf Servizi Srl.

CANALE DI SEGNALAZIONE

In ottemperanza agli obblighi di legge, Datagraf Servizi Srl si è dotata di una piattaforma che adotta un sistema per le segnalazioni di illeciti aziendali conforme alla Direttiva UE (certificato ISO 27001, conforme al GDPR). Il canale di segnalazione deve intendersi di tipo interno ex. Art. 4 D. Lgs. 24/2023 e consente l’invio di segnalazioni in forma scritta. Attraverso il Portale Whistleblowing, raggiungibile dal sito internet di Datagraf Servizi Srl, il soggetto vittima di un illecito aziendale o un soggetto terzo che sia a conoscenza di un fenomeno di illecito aziendale già avvenuto o potenzialmente configurabile in futuro può segnalare il proprio caso, in forma completamente anonima oppure, a sua scelta, in forma non anonima. La segnalazione verrà tempestivamente gestita da un addetto opportunamente formato per garantire la gestione del caso conformemente a quanto prescritto dalla normativa in materia.

SOGGETTI LEGITTIMATI

Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati all’art.3 del D.Lgs. n. 24/2023. A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può avvenire da parte dei dipendenti di Datagraf Servizi Srl (sia lavoratori dipendenti a tempo indeterminato e determinato, consulenti, collaboratori, stagisti ect).

SEGNALAZIONI AMMESSE

Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato. A titolo esemplificativo questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di arrecare un danno o un pregiudizio a Datagraf Servizi Srl, quali ad esempio:

comportamenti attuati in violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo, del codice etico o di altre disposizioni interne all’organizzazione;
comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs 231/2001;
comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative);
comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse di Datagraf Servizi Srl;
comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi.

ITER PROCEDURALE

Il soggetto che intende fare una segnalazione accede al sito www.datagrafservizi.it e cliccando sull’apposita sezione Whistleblowing, viene indirizzato al portale delle segnalazioni. Cliccando su invia la segnalazione qui, il segnalante accede ad un modulo pre-impostato che consente di tipizzare il caso ed effettuare la segnalazione in forma completamente anonima o fornendo riferimenti personali sia del segnalante, sia degli eventuali soggetti che hanno posto in atto condotte illecite. Il segnalante ha facoltà di allegare documenti, immagini (file elettronici) che reputa utili a sorreggere e/o integrare la segnalazione di illecito. Il segnalante, una volta inseriti i dati della segnalazione, può procedere all’invio della stessa. Una volta finalizzato l’invio, al segnalante viene indicato il numero di segnalazione, che dovrà conservare in quanto solo attraverso il numero di segnalazione, il segnalante potrà seguire gli aggiornamenti e gli esiti riguardanti la stessa, accedendo sul portale whistleblowing. Una volta raccolta la segnalazione, il soggetto autorizzato a ricevere la segnalazione, deve prima di tutto valutare se sia fondata e se necessario può contattare il denunciante per ottenere precisazioni e chiarimenti di persona o tramite la piattaforma informatica, adibita alle segnalazioni da parte del whistleblower. In caso negativo, il responsabile può archiviare la denuncia.

CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE ALLE SEGNALAZIONI

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.

OSSERVANZA DEL DIVIETO DI ATTI RITORSIVI

In ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 17 del D.Lgs. n. 24/2023 Datagraf Servizi Srl osserverà il divieto di porre in essere qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti.