Gestione Documentale
La gestione documentale fa riferimento ai procedimenti amministrativi ma non solo: è un concetto che si applica anche al settore privato dove ci sono dei documenti che devono essere prodotti e, di conseguenza, archiviati. La gestione documentale però non mira ad una mera archiviazione del patrimonio documentale, ma a rendere questo patrimonio di informazioni il più facilmente e rapidamente fruibile a tutti i soggetti aziendali che, opportunamente autorizzati, ne facciano richiesta.
La gestione documentale deve essere quindi intesa come uno strumento di diffusione della conoscenza presente e diventa indispensabile:
- Rendere i documenti facilmente e velocemente fruibili;
- Regolare l’accesso ai documenti attraverso un sistema di autorizzazione, onde controllarne e limitarne la fruizione ai soli soggetti autorizzati per garantire la sicurezza del patrimonio informativo aziendale;
- Strumenti di reporting basati su sviluppi applicativi ad hoc;
- Implementare un sistema di fruizione intelligente dei contenuti
Qualsiasi documento in arrivo od in uscita dall’organizzazione deve essere opportunamente identificato ed archiviato all’interno dei sistemi aziendali, secondo opportune regole di classificazione. L’insieme dei documenti gestiti possono essere a loro volta smistati in modo tale da consentire eventuali elaborazioni aggiuntive e garantire comunque la gestione di iter documentali anche complessi.
I vantaggi della gestione documentale sono sicuramente:
- La riduzione dei costi, perché semplifica e ottimizza i workflow interni, evitando possibili perdite di denaro derivanti da inefficienza o cattiva gestione documentale;
- L’inalterabilità dei documenti. Il vero valore di un documento è dato dalle informazioni in esso contenute che, per diverse ragioni, possono alterarsi o essere modificate;
- La disponibilità dei documenti. I sistemi di gestione documentale, grazie alla dematerializzazione e/o digitalizzazione dei documenti, consentono la disponibilità immediata della documentazione.